Reuniones virtuales
En este mundo cada vez más globalizado en el cual nos movemos, en el que la productividad es uno de los factores decisivos a la hora de decidir el futuro de las empresas, la posibilidad de cooperar y comunicarse de forma efectiva con nuestros jefes, compañeros y colaboradores pasa a ser un elemento crucial a la hora de conseguir una organización efectiva.
Atrás han quedado los tiempos en los que los equipos de trabajo los formaban personas que se encontraban siempre trabajando codo con codo en el mismo edificio o incluso en la misma sala. Hoy los equipos están formados por personas que se encuentran desplazadas geográficamente o bien simplemente por individuos que utilizan modalidades de trabajo que les permiten realizar su desempeño desde su hogar; esta distribución geográfica de los trabajadores no es mala en sí misma -incluso ofrece beneficios- pero sin embargo aún tiene que conciliarse con las necesidades que plantean las tareas de que todos los integrantes del equipo estén presentes en ciertos momentos de su realización.
Resulta costoso reunir físicamente a un grupo de personas que se encuentra distribuido: los billetes de los viajes, las comidas, los hoteles, la imposibilidad de trabajar en el tiempo invertido en el desplazamiento, etc. Muchas veces, de hecho, es imposible: las agendas no cuadran o no es posible encontrar una sala que albergue a todas las personas. Para solventar este problema hace falta trabajar en la creación de programas que permitan establecer a los trabajadores reuniones virtuales a las que puedan asistir sin moverse de su puesto de trabajo habitual y que les permitan colaborar e intercambiar información de forma efectiva con el resto de “asistentes” a la reunión.
Por todos estos condicionantes, empresas como Telefónica, en su apuesta de mejora continua hacia la eficacia, trabajan en el diseño de plataformas productivas para los trabajadores como la denominada “El Puesto de Trabajo del Futuro Nomadico“.
En esta plataforma, gracias al uso de la tecnología de Voz y Video IP, la obtención de conectividad independientemente del canal de acceso (Wireless, 3G, etc.), la simplificación de las interfaces de usuario y la adaptación de dicha interfaz a las capacidades de los dispositivos se facilitará la creación de reuniones virtuales.
Los trabajadores desde su escritorios podrán comunicarse de forma visual, compartir información con sus compañeros, modificar interactivamente la documentación o incluso grabar la reunión para aquellos convocados que no hayan podido asistir a la misma.
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Sindicación
2006-11-02 a las 11.59 am
Comparto contigo que las reuniones virtuales tienen elementos muy positivos para la empresa y para los individuos.
Efectivamente, la productividad debería aumentar, especialmente porque no deberían ser como las habituales reuniones “físicas”, en las que normalmente las horas pasan y las reuniones acaban con la única conclusión de que se necesita otra reunión.
Para los individuos el marco de una reunión virtual podrá enriquecerles al ponerles en contacto con gente de otras culturas y formas de entender el trabajo, que habitualmente no están a nuestro lado.
Sin embargo, creo que también hay que valorar los puntos negativos… Muchas de las conclusiones de una reunión no son intelectuales. Es importante crear un vínculo emocional con los colaboradores. A veces la buena o mala marcha de un proyecto depende de factores que no aparecen en la documentación o en la presentación… están en otro espacio. Fomentar ese tipo de vinculación es uno de los “trucos” de los responsables de proyectos.
Así creo, que hay que utilizar las posibilidades que nos ofrecen las reuniones virtuales en la medida de lo posible, pero dejar campo al componente emocional que en muchos casos se convierte en clave.
2006-11-03 a las 10.11 am
Comparto con vosotros que las reuniones virtuales son muy positivas para la empresa y los individuos.
Seamos sensatos, las reuniones virtuales en empresas globalizadas son una necesidad. ¿O hemos de prescindir de colaboradores idóneos simplemente porque no están físicamente cerca?
Asumido que la reunión virtual proporciona ese 55% de la comunicación no verbal, permite pues reuniones en las que es dificil (pasados unos minutos y con la tecnología actual) saber si el distante no está físicamente presente, debido a que participa y lo veo y lo oigo.
Comprendo David que creas, erróneamente en mi opinión, que los sentimientos no pueden transmitirse a distancia con una persona a la que ves y oyes en tiempo real.
Si que es cierto que corremos el riesgo, con este tipo de tecnologías, de deshumanizarnos un poco; nos falta en efecto el contacto personal. En este sentido se han realizado multiples experimentos concluyentes.
Para minimizar este efecto, deberiamos realizar un esfuerzo en que no todas las reuniones sean distantes y fomentar que la Comunicación/Formación/Reciclaje adopte técnicas complementarias a las clásicas (presencial, tele-formación, blended …) del tipo de sesiones presenciales cortas de 15 a 20 minutos impartidas por comunicadores entrenados que transmitan una clara carga emocional positiva (tipo sesiones Up, que ya son una realidad y se han probado con un éxito rotundo en el seno de Telefónica).
2006-11-03 a las 1.32 pm
Para que las reuniones virtuales sean un éxito se requiere que los participantes se conozcan previamente a título personal físico y por lo tanto conozcan la forma de reaccionar de los interlocutores. Como se dice muy bien hay una parte no verbal muy importante en las videoconferencias, que definimos como body language, y gracias a él podemos muchas veces intuir comentarios no verbalizados y que el interlocutor no desea verbalizar
2006-11-09 a las 8.49 pm
En mi opinión, y por mi experiencia, un grupo de trabajo con los miembros dispersos geográficamente por todo el mundo puede funcionar bien comunicándose regularmente a través de correo electrónico, wikis o video-conferencias. De todos modos creo que, si se trata de un proyecto de cierta envergadura y larga duración, es fundamental el que cierto % de las reuniones se hagan cara a cara. En parte por el body-language dentro de la misma reunión que comentaba Andrés, pero más importante todavía por el contacto personal entre los miembros del equipo que conlleva una reunión cara a cara. Me refiero a las conversaciones/contactos que pueden surgir en las pausas del café, o después de finalizada la reunión. Por mi experiencia, estos contactos casi siempre tienen un impacto directo y positivo sobre el transcurso del proyecto, y no son posibles en un entorno totalmente virtual.